業務マニュアル

業務マニュアルとは

業務の効率化を図るためのもので、業務の処理手順、処理方法を説明しています。
会社などの組織では、円滑に処理され、滞りなく遂行されるような仕組みづくりが必要です。社内ルール、判断順序、作業手順、業務処理まで、わかりやすく整理されたマニュアルを作成します。
コーポレート・ガバナンスの確立と内部統制システムの整備充実に業務マニュアルをご活用ください。

業務マニュアル

業務マニュアル作成のポイント

 その1 仕事の全体像が見える

業務マニュアルは、多くが新人のためのものです。新人の場合、仕事の全体像を把握できていないため、、仕事の目的、これから行う業務が仕事全体の中のどのような位置にあるのか、仕事全体の流れ、求められる仕事の水準(時間、品質、対応など)などがわかりません。
まずは、これらを把握できる必要があります。仕事の流れや全体図は、フロー図で表わします。

 その2 仕事の目的を明確にする

何のために業務を行うのか、この業務の価値は何かを明確にします。
業務は単独には存在しません。ある業務とある業務の間にその業務が存在し、すべての業務はつながっています。他の業務との関連も含めて、業務の目的を実感できるようにします。
目的意識を持って業務にあたれば、前向きに仕事ができるようになります。

 その3 チェックリストを作る

いかに優秀な人でも、読んだだけ理解しただけではモレが発生します。ミスやトラブルを防ぐためにも、チェックリストは必要です。
チェックリストで確認することによって、業務品質の向上と一定化が図れます。また、チェックリストを作成することによって、業務の洗い出しもできます。

 その4 ノウハウを入れる

個人的に持っているノウハウを入れることも大切です。ただし、そのノウハウが共有化して問題ないものかどうかを吟味する必要があるので、記載するまえに社内でよく検討します。
また、用語説明なども入れておくと便利です。

 その5 トラブルやクレーム時の対応を万全に

トラブルやクレームについては、業務が滞らないように、クレームがクレームを呼ばないようにしっかりと記載します。
カテゴリ別に分類したり、キーワードで検索できるようにしたり、頻繁に更新追加したいので、電子マニュアルやブログで作成するのがお勧めです。

 

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